Archivage de documents : enjeux et conseils achats

Votre société doit archiver, c’est une nécessité et une obligation légale. Mais comment bien s’y prendre ?

Face à la complexité de cette activité, il convient d’appliquer certaines règles pour assurer une mise en œuvre d’un système d’archivage efficace.

Gestion de l'archivage de documents

L’archivage de document regroupe l’ensemble des procédés utilisés pour collecter, classer, conserver et utiliser des documents dans une entreprise jusqu’à leur potentielle destruction.

Une entreprise réalise et manipule de milliers de documents par an : documents comptables, commerciaux, RH, etc. Il est donc nécessaire de bien classer ces dossiers administratifs afin d’avoir une meilleure gestion de temps et de conservation. En plus de cette nécessité, il s’agit d’une obligation légale pour l’entreprise qui est tenue de conserver certains types de document pendant une période définie.

Archiver ses documents est donc un enjeu primordial pour tout type d’entreprise qui se doit d’avoir une gestion précise pour conserver au mieux ses documents et y avoir accès facilement. Si l’entreprise n’est pas en mesure de mettre en place ces dispositions, elle s’expose à des sanctions financières non négligeables.

Les risques encourus en cas de non conservations

Selon le Code du Commerce, archiver et conserver certains documents est une obligation légale pour toutes les entreprises françaises. Si une entreprise ne les conserve pas ou n’est pas en mesure de les présenter au contrôleur, elle s’expose à des sanctions : entre 1 500€ et 250 000€ d’amende.

Conseils achats pour archiver ses documents

L’archivage des documents répond à 4 étapes principales, à savoir :

1) Identification et authentification des documents : identifier des documents va permettre de s’assurer de leur authenticité. C’est une des premières étapes pour gérer au mieux les conditions d’archivage. Ces documents doivent être identifiés, datés et ne pas avoir été modifiés.

2) Stockage des archives : une fois ces documents identifiés et authentifiés, ils doivent être stockés. Pour une gestion de stockage performante, ils doivent être à l’abri de la lumière, de la poussière, des intempéries ou d’autres nuisibles. De bonnes conditions de stockage permettent d’augmenter la durée de vie des documents. Pour un stockage parfait, nous vous conseiller d’utiliser les boîtes d’archives, les armoires de stockages ou encore les conteneurs.

3) Consultation des archives : ces documents doivent pouvoir être consultés à tout moment. S’ils sont conservés directement dans l’entreprise, c’est celle-ci qui règle son processus de conservation et de consultation. En revanche, s’ils sont archivés par une société d’archivage, celle-ci met en place un registre devant être rempli et signé à chaque fois qu’un salarié autorisé souhaite consulter un document.

4) Destruction ou classement final des documents archivés : une fois le délai de conservation obligatoire écoulée, l’entreprise a le choix entre détruire le document ou l’archiver définitivement.

Délai de conservation obligatoire des documents archivés

Documents administratifs

1) Conservation de 3 ans :

  • Déclarations de douane ;
  • Convocations, feuilles de présence, rapports du gérant.

2) Conservation de 5 ans :

  • Status de la société ;
  • Registre unique du personnel ;
  • Contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale ;
  • Documents de l’inspection du travail.

3) Conservation de 10 ans :

  • Factures clients et/ou fournisseurs, contrats conclus par mail, bons de commande ou de livraison.

4) Conservation de 30 ans :

  • Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers.

5) Conservation à vie :

  • Accident de travail ou maladie professionnelle.
Documents comptables

1) Conservation de 2 ans :

  • Impôt sur les sociétés ;
  • Police d’assurance.

2) Conservation de 3 ans :

  • Impôts sur le revenu et sur les sociétés ;
  • Taxes sur le chiffre d’affaires ;
  • Cotisation des entreprises.

3) Conservation de 5 ans :

  • Solde de tout compte ;
  • Livre de paie ;
  • Pièces comptables liées au traitement et salaire.

4) Conservation de 10 ans :

  • Livre journal ;
  • Bulletins de salaires ;
  • Comptes annuels ;
  • Relevés bancaires ;
  • Grand livre.