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Pensez à la mutualisation des achats

Diminuer ses frais généraux grâce à la mutualisation des achats

Pour améliorer la gestion et la performance d’une entreprise, il existe deux principaux leviers : augmenter le chiffre d’affaires ou réduire les coûts de l’entreprise.

Les frais généraux représentent une source de revenue non négligeable, pouvant apporter jusqu’à 50% d’économies. Pourtant, leur gestion n’est pas suffisamment optimisée par les sociétés françaises.

La mutualisation des achats est une des meilleures options pour répondre aux besoins urgents de performance des entreprises.

Pourquoi mutualiser ses achats

Des économies significatives sur tous vos frais généraux

Mutualisez vos achats avec nos 12 000 adhérents, ayant les mêmes besoins que vous en frais généraux, vous permettra de réaliser en moyenne 25% d’économies sur tous ces achats.

Accédez à des fournisseurs nationaux de qualité à des prix négociés. 

Regroupons-nous pour mieux acheter, c’est la stratégie d’Achat Centrale. Un plus grand volume d’achats est synonyme de meilleurs conditions commerciales.

L’ambition d’Achat Centrale est d’obtenir de meilleurs prix en négociant au nom de toutes les entreprises membres.

Un portefeuille fournisseur plus important

Achat Centrale s’accompagne de spécialistes dotés d’expertises et de connaissance en matière d’achat en frais généraux. Toute la partie sourcing et négociation achat est réalisé par ses experts permettant aux membres de ne sélectionner que les offres qui les intéressent, aux meilleurs prix.

Un gain de temps

Autant stratégique que les économies, le gain de temps est évident en passant par Achat Centrale.

Ne perdez plus de temps à faire ce que nous avons déjà fait pour vous et concentrez-vous sur votre cœur de métier. Vous n’avez qu’à consulter nos offres aux meilleurs prix.

Achat Centrale s’assure de la négociation, de l’analyse et du suivi quotidien.

Des conditions commerciales avantageuses

Contrairement à la centralisation, la mutualisation des achats n’exige aucun engagement ni de volume d’achat minimum. Excepté pour les frais d’adhésion, les entreprises membres conservent une liberté totale dans leur choix de consommation.

Des experts achats et une qualité de service

L’un des objectifs d’Achat Centrale est de garantir à ses adhérents une meilleure qualité de service. En effet, la mutualisation présente l’avantage de pousser les fournisseurs à accroître leurs efforts sur la qualité de leurs prestations.

Pensez à la mutualisation des achats
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Conseils achats sur l’archivage de documents

Archivage de documents : enjeux et conseils achats

Votre société doit archiver, c’est une nécessité et une obligation légale. Mais comment bien s’y prendre ?

Face à la complexité de cette activité, il convient d’appliquer certaines règles pour assurer une mise en œuvre d’un système d’archivage efficace.

Gestion de l'archivage de documents

L’archivage de document regroupe l’ensemble des procédés utilisés pour collecter, classer, conserver et utiliser des documents dans une entreprise jusqu’à leur potentielle destruction.

Une entreprise réalise et manipule de milliers de documents par an : documents comptables, commerciaux, RH, etc. Il est donc nécessaire de bien classer ces dossiers administratifs afin d’avoir une meilleure gestion de temps et de conservation. En plus de cette nécessité, il s’agit d’une obligation légale pour l’entreprise qui est tenue de conserver certains types de document pendant une période définie.

Archiver ses documents est donc un enjeu primordial pour tout type d’entreprise qui se doit d’avoir une gestion précise pour conserver au mieux ses documents et y avoir accès facilement. Si l’entreprise n’est pas en mesure de mettre en place ces dispositions, elle s’expose à des sanctions financières non négligeables.

Les risques encourus en cas de non conservations

Selon le Code du Commerce, archiver et conserver certains documents est une obligation légale pour toutes les entreprises françaises. Si une entreprise ne les conserve pas ou n’est pas en mesure de les présenter au contrôleur, elle s’expose à des sanctions : entre 1 500€ et 250 000€ d’amende.

Conseils achats pour archiver ses documents

L’archivage des documents répond à 4 étapes principales, à savoir :

1) Identification et authentification des documents : identifier des documents va permettre de s’assurer de leur authenticité. C’est une des premières étapes pour gérer au mieux les conditions d’archivage. Ces documents doivent être identifiés, datés et ne pas avoir été modifiés.

2) Stockage des archives : une fois ces documents identifiés et authentifiés, ils doivent être stockés. Pour une gestion de stockage performante, ils doivent être à l’abri de la lumière, de la poussière, des intempéries ou d’autres nuisibles. De bonnes conditions de stockage permettent d’augmenter la durée de vie des documents. Pour un stockage parfait, nous vous conseiller d’utiliser les boîtes d’archives, les armoires de stockages ou encore les conteneurs.

3) Consultation des archives : ces documents doivent pouvoir être consultés à tout moment. S’ils sont conservés directement dans l’entreprise, c’est celle-ci qui règle son processus de conservation et de consultation. En revanche, s’ils sont archivés par une société d’archivage, celle-ci met en place un registre devant être rempli et signé à chaque fois qu’un salarié autorisé souhaite consulter un document.

4) Destruction ou classement final des documents archivés : une fois le délai de conservation obligatoire écoulée, l’entreprise a le choix entre détruire le document ou l’archiver définitivement.

Délai de conservation obligatoire des documents archivés

Documents administratifs

1) Conservation de 3 ans :

  • Déclarations de douane ;
  • Convocations, feuilles de présence, rapports du gérant.

2) Conservation de 5 ans :

  • Status de la société ;
  • Registre unique du personnel ;
  • Contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale ;
  • Documents de l’inspection du travail.

3) Conservation de 10 ans :

  • Factures clients et/ou fournisseurs, contrats conclus par mail, bons de commande ou de livraison.

4) Conservation de 30 ans :

  • Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers.

5) Conservation à vie :

  • Accident de travail ou maladie professionnelle.
Documents comptables

1) Conservation de 2 ans :

  • Impôt sur les sociétés ;
  • Police d’assurance.

2) Conservation de 3 ans :

  • Impôts sur le revenu et sur les sociétés ;
  • Taxes sur le chiffre d’affaires ;
  • Cotisation des entreprises.

3) Conservation de 5 ans :

  • Solde de tout compte ;
  • Livre de paie ;
  • Pièces comptables liées au traitement et salaire.

4) Conservation de 10 ans :

  • Livre journal ;
  • Bulletins de salaires ;
  • Comptes annuels ;
  • Relevés bancaires ;
  • Grand livre.
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Frais généraux

Comment réduire les frais généraux ?

Augmenter son chiffre d’affaires est important pour votre entreprise. Mais c’est la rentabilité qui va vous apporter plus de soutiens financiers. Moins votre entreprise dépense, plus elle sera rentable.

C’est pour cela que l’optimisation des achats en frais généraux est une stratégie non négligeable dans la réussite de votre entreprise.

Que sont les frais généraux ?

Les frais généraux sont l’ensemble des coûts nécessaires au fonctionnement interne et quotidien de l’entreprise. Sont exclus, les achats liés à l’activité de l’entreprise. Ci-dessous une liste de familles d’achats intégrées dans ces frais généraux :

  • Les fournitures et consommables : fournitures de bureau, cartouches d’encre, imprimerie, fontaines à eau, emballage, etc.
  • L’informatique et la téléphonie : matériel informatique, copieurs, imprimantes, téléphones mobiles et fixes, etc.
  • La logistique : expédition de colis, affranchissement
  • Les frais de déplacement : véhicules, entretien, location de véhicules, voyages d’affaires
  • L’électricité, l’eau, le gaz
  • Les frais de ressources humaines : titres restaurants, chèque cadeau, recrutement, mutuelle et assurance.
Ils sont divisés en 2 types de frais généraux :

Il s’agit du loyer, des assurances et des abonnements qui ne bougent pas quel que soit le chiffre d’affaires de l’entreprise.

Frais logistiques et de consommables qui sont liés au chiffre d’affaires de l’entreprise.

Ces frais généraux représentent une moyenne de :

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des dépenses de l'entreprise

Baisser ses frais généraux pour gagner en rentabilité

Externaliser vos achats indirects avec par un groupement d’achat spécialisé :

En intégrant une centrale d’achat, vous pourrez baisser vos dépenses en frais généraux de près de 30% et vous concentrer, ainsi, sur la hausse de votre chiffre d’affaires. Ses avantages sont les suivants :

  • Centralisation de vos frais généraux avec une liste définie de fournisseurs
  • Négociation réalisée directement par les experts du groupement d’achat
  • Gain de temps sur tout le processus achats réalisé par le groupement d’achat : sourcing, appel d’offres, contractualisation, etc
  • Conseils d’experts en achats indirects : c’est comme si vous aviez embauché un acheteur indirect au sein de votre entreprise
  • Meilleur suivi de vos contrats et de vos factures dans un seul et même outil
  • Journal de bord de vos achats avec vos statistiques de dépenses
Avec Achat Centrale, vous pourriez réaliser jusqu’à :
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d'économies sur vos frais généraux
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Groupement d’achat : fonctionnement & avantages

Groupement d'achat : la stratégie qui fait gagner du temps et de l'argent

Un groupement d’achat ou achat groupé désigne un ensemble d’entreprises se regroupant afin de réaliser leurs achats en commun. L’objectif de cette méthode est de bénéficier de meilleures conditions grâce à l’effet volume. Pour les entreprises, il a pour but de centraliser leurs achats.

Dans cet article, vous trouverez toutes les réponses à vos questions sur son fonctionnement et ses avantages.

Fonctionnement des groupements d'achats

Ces groupements font partis des piliers historiques de la fonction achats, notamment dans le domaine de la grande distribution.

Exemple : GALEC – Groupement d’achat des Centres Leclerc.

Aujourd’hui, la notion de groupement d’achat s’est développée tout en conservant sa mission et est devenue une réelle opportunité économique pour toutes les entreprises. N’étant plus uniquement destiné aux Grands Groupes, il est ouvert et adapté aux TPE et PME. En effet, grâce à la mutualisation, ces entreprises ont une meilleure force de négociation avec leurs fournisseurs.

Ses missions sont également diversifiées et vont proposer plusieurs rôles :

1) Définition des besoins des entreprises adhérentes – Sourcing et appel d’offres

2) Négociation des achats auprès de fournisseurs

3) Contractualisation et déploiement de la négociation tarifaire auprès de tous les membres

Avantages des groupements d'achats

Grâce aux groupements d’achats, les entreprises membres peuvent :

  • Réaliser des économies significatives grâce à l’effet volume auprès de fournisseurs variés
  • Gagner du temps sur le processus achats en déléguant certaines missions

A contrario, il est important de prendre en compte certains éléments afin d’éviter toutes limites :

  • Éviter les groupements entre entreprises concurrentes
  • S’assurer de l’expertise achats des responsables
  • Prendre le temps de comprendre le fonctionnement interne de chaque groupement et de consulter les produits et services proposés

En France, de nombreuses centrales d’achat ont vues le jour ces dernières années proposant différentes solutions.

Achat Centrale - Centrale d'achat des frais généraux négociés

Achat Centrale fait partie des premiers groupements et centrales d’achats de produits, présente sur le marché depuis 10 ans. Grâce à son ancienneté et son expertise, elle réunit aujourd’hui plus de 12 000 entreprises : TPE, PME et ETI leur permettant de réaliser des économies auprès de fournisseurs variés.

Bruneau, Toshiba, Engie, Bouygues Télécom Entreprises, Elis, Cenpac, DKV etc, sont ses partenaires proposant des tarifs négociés d’une moyenne de -35%. Tous les produits et services en frais généraux sont présents dans une seule et unique plateforme d’achats digitale.

Le process Achat Centrale est très simple :

  • L’équipe d’acheteurs négocie en amont les tarifs avec les fournisseurs
  • Les entreprises membres sélectionnent les produits et services qui les intéressent : sans obligation ni de volume d’achats
  • Le fournisseur reçoit la demande et y applique les prix négociés
  • L’entreprise reçoit directement sa commande et la facture du fournisseur

= L’adhérent économise sur ses achats de frais généraux près de 35% chaque année. Grâce à ces économies, il peut se consacrer sur son cœur d’activité et gagner du temps sur cette fonction support.

Ouverte à toutes les sociétés, elle propose sans obligation d’achat les meilleurs tarifs. Tous les besoins en frais généraux sont négociés auprès des fournisseurs nationaux référents, et en plus :

  • Un outil sécurisé de suivi de vos contrats
  • Vos statistiques achats en temps réel
  • Vos postes de dépenses centralisés
  • Traitement des commandes simplifié
  • Devis et factures en direct des fournisseurs
  • Outil de messagerie avec nos fournisseurs

Adaptée également aux franchises, multisites, syndicats ou groupement, Achat Centrale propose une solution sur-mesure. Une Marketplace aux couleurs de l’entreprise pour ses adhérents, clients ou succursales afin de valoriser son offre réseau, et en plus :

  • Un accompagnement par un acheteur dédié
  • Un reporting achat régulier
  • Un paramétrage de l’outil digital sur-mesure et selon le besoin
  • Implémentation des achats métiers sur la plateforme
  • Gestion des workflows de validation et des profils utilisateurs
  • Contrôle des contrats fournisseurs en cours et en tacite reconduction

En somme, Achat Centrale, c’est le 1er groupement d’achat qui vous offre les avantages d’une plateforme digitale. L’adhérent consomme sans obligation ses frais généraux : fournitures de bureau, copieurs, informatique, téléphonie, énergie, emballage, etc à des prix négociés
directement par les acheteurs du groupement.

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L’évolution Achat Centrale

Les 10 ans du Groupement d'achats BtoB des frais généraux

Évolution d'Achat Centrale : Groupement et Centrale d'achat pour les entreprises françaises

Achat Centrale fête ses 10 ans aujourd’hui, c’est 10 ans de :

  • Négociation et de partenariat avec plus de 80 fournisseurs référents ;
  • Suivi et gestion des adhérents pour leur permettre de réaliser jusqu’à 25% d’économies sur leurs frais généraux
  • Travail sur l’outil digital pour répondre aux mieux aux besoins des entreprises françaises.
Voici donc un résumé d’Achat Centrale, de sa création jusqu’à aujourd’hui :
 
  • 2011 : création de l’entreprise par Alexis Raymond, anciennement acheteur chez Carrefour. Son ambition est de permettre aux entreprises françaises de réaliser des économies et de gagner du temps sur leurs dépenses en frais généraux.
  • 2013 : en deux ans, l’entreprise connaît une croissance de +15% avec près de 2 000 adhénrets, tout secteur confondu et 17 fournisseurs partenaires prenant part au projet.
  • 2014 : lancement d’une offre sur-mesure appelée ‘Réseau’ destinée aux groupements ou syndicats d’entreprises souhaitant valoriser leur réseau en proposant une Marketplace achat sur-mesure
  • 2017 : l’entreprise passe la barre symbolique des 100 millions € d’achats et de 7 000 adhérents. Le site web est remis à neuf tel un site marchand afin de fluidifier les commandes.
  • 2020 : création de la filiale ‘Audit’ spécialisée dans la restructuration des achats pour les ETIs. L’objectif est de leur apporter l’expertise achat sur les postes de dépense de leur choix afin de les optimiser par le biais de négociations et de reporting.
En 2021, son évolution est non négligeable, avec pour chiffres clés :
  • 12 376 entreprises membres
  • 140 commandes / jour
  • 250 millions € d’achats
  • 75 millions € d’économies
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La Fibre

La fibre Internet pour les entreprises

La fibre optique est un fil en verre ou en plastique dans lequel passe internet. Elle permet une connexion plus rapide que le réseau classique en cuivre.

Les avantages de la fibre optique sont nombreux. Avec la fibre optique, il n’y a pas de risques d’atténuation du signal internet, ou très peu. Elle peut transporter des données sur de très longues distances sans perte de débit, contrairement à la qualité du signal ADSL qui dépend de l’éloignement de votre entreprise avec la centrale.

Avec la fibre optique, comme avec l’ADSL, il y a forcément une différence entre le débit promis par l’opérateur et le débit réel que vous avez. Mais, avec la fibre, c’est uniquement lié à la qualité de votre installation. La fibre optique est donc beaucoup plus stable que l’ADSL car elle est insensible aux perturbations électromagnétiques.

Vous pouvez alors bénéficiez de téléchargements nettement plus rapides et d’une navigation web plus confortable.

En effet, la capacité de la fibre optique à transporter des débits très importants offre la possibilité aux différentes personnes d’une même entreprise de faire des usages simultanés sans contrainte liée au partage des débits. Tout simplement parce que la bande passante est beaucoup plus importante.

Chez Achat Centrale, nous vous proposons une offre fibre Bouygues Telecom Entreprise dédiée. Les entreprises d’aujourd’hui sont de plus en plus actives sur le cloud et exigent une sécurité pour leurs données. Mais, ces usages les exposent à des risques de cybermenaces.

Pour répondre à vos attentes et besoins, Bouygues Telecom Entreprises vous propose des services de qualité et une protection de vos données. La fibre s’adapte à toute évolution et permet d’offrir à vos employés toute la sécurité qu’ils méritent. Il existe deux types de fibre pour les entreprises : FTTH et FTTO.

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Enfin, Bouygues Telecom Entreprises a été élue Service Client de l’année 2021 dans la catégorie “Solutions communicantes pour entreprises”. Alors n’hésitez plus et passez à la fibre !

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