La procédure d’appel d’offres privé soulève de nombreuses questions. En effet, le recours à l’appel d’offres pour les marchés publics est connu et répandu, car il s’agit d’une obligation légale. Les règles à suivre pour les marchés publics sont donc précises et encadrées.
Pour les entreprises, il n’existe pas de réglementation relative aux privés. Ce terme est en fait utilisé pour désigner la procédure d’appel d’offres, qui est beaucoup plus souple que dans le public.
Définition & fonctionnement
Le but d’un appel d’offres est d’obtenir une offre des meilleures entreprises, au moindre coût, selon des règles qui donnent un accès égal à toutes les parties intéressées.
L’acheteur, appelé le commanditaire, va effectuer une commande par le biais d’un cahier des charges.
Il s’agit de la procédure utilisée pour choisir, par voie de concurrence et sur la base d’un critère unique, le meilleur fournisseur parmi les concurrents qui présentent leur offre. Les appels d’offres sont souvent lancés lorsque la commande est excessivement complexe et ne peut être exécutée par une seule entreprise.
Le client compare ensuite les différentes offres en fonction des critères qu’il a définis. Sur cette base, il choisit l’entreprise qui lui semble la plus intéressante. C’est ce que l’on appelle la mise en concurrence préalable.
Les différents composants d’un appel d’offres
Pour le réussir, ce dernier doit contenir ces différents éléments :
- Introduction du besoin
- Les obligations demandées
- Les critères de choix
- Les dates d’échéance
En processus et fonctionnement :
- Définition du besoin
- Publication de l’AO
- Consultation des réponses fournisseurs
- Analyse et évaluation des réponses
- Négociation et sélection fournisseurs
- Contractualisation
Une demande de propositions bien rédigée est importante pour que tous les fournisseurs comprennent les objectifs commerciaux de l’agence et la mission de leurs offres. L’objectif d’un appel d’offres est de définir une histoire brève, mais de haut niveau sur la vision de l’agence et ses défis actuels.