La location de copieur est devenue chose courante de nos jours. Ainsi, de plus en plus d’entreprises se tournent vers ce service, il offre généralement beaucoup plus de souplesse que l’achat. Les premiers, à avoir pensé à louer leurs machines, ce sont les fabricants tels que Toshiba, Xerox, Canon… Etc, mais de plus en plus d’opérateurs arrivent sur le marché, en n’ayant pas toujours la même déontologie… En effet, de multiples acteurs de ce dit marché profitent du fait que les copieurs sont essentiels pour les entreprises, pour gonfler les prix. Dans cet article, nous allons vous aider à éviter les pièges tendus et trouver le bon contrat de location copieur.

Tout d’abord, interrogeons-nous sur ce que l’on entend par la location de copieur.

La location de photocopieur qu’est-ce que c’est ?

La location d’un photocopieur consiste pour une entreprise à mettre à disposition d’une autre un copieur, pour une durée définie, moyennant une rémunération mensuelle. La durée du contrat de location peut être de 12 à 60 mois. Bien souvent, ce type de contrat est accompagné de contrat de maintenance ou d’assistance.

Pourquoi est-ce autant en vogue de louer son copieur ?

Notre société tend à la dématérialisation. Cela a commencé avec les échanges, les rendez-vous en coup de téléphone, les lettres en email, la signature des contrats en contrats faxés que l’on signe chacun dans “son coin”.

Mais pour cela, il faut avoir les outils nécessaires. La technologie des copieurs a énormément évolué, l’appareil qui servait uniquement à faire quelque copie est devenu un atout multitâche capable d’utilisé les réseaux wifi, d’y connecter des clés USB, d’envoyé des scans directement par mail…

C’est donc devenu quasiment vital pour les entreprises d’avoir un copieur, et même un bon copieur. Mais le problème, c’est que cela coûte très cher d’acheter une machine si on ne la souhaite pas trop obsolète. Ainsi, la location offre une alternative moins coûteuse et qui permet d’être à la pointe de la technologie. De plus, la location est un atout fiscal puisque les redevances payées sont déductibles des impôts de la société, au titre des charges professionnelles.

Quel prix pour un copieur de qualité ?

Louer un copieur, c’est un coût. Et il dépend de très nombreux facteurs tels que le type d’appareils choisi, les options incluses, la marque de la machine, la durée de location, et bien d’autres… Le type de contrat le plus répondu est ce que l’on appelle dans le jargon un “contrat copie”. C’est-à-dire que le loueur va estimer le nombre de copies que vous effectuez par mois, et s’en servir de base pour l’estimation de votre “coût copie”.

Comment être sûr que votre contrat est le plus rentable ?

Louer un copieur est dans la grande majorité des cas grandement favorable pour les entreprises. Mais il est important de prêter attention à certains détails. Le fournisseur choisi doit l’être après un comparatif entre plusieurs offres. Et ainsi choisir la meilleure proposée, la plus adaptée aux besoins de l’entreprise. Ainsi, il est plus simple de se faire aider par un professionnel.

Derniers petits conseils : Attention aux coûts cachés

→ L’engagement copie

Les vendeurs de copieurs vous demandent de façon anodine quel volume de copie moyen, vous réalisez par mois. Ils indiquent ce volume sur votre contrat et vous vous trouvez engagé sur un minimum de copie que vous devrez payer quoiqu’il arrive. Pensez à demander une facturation au réel consommé sans engagement de volume.

→ Frais annexes

Le coût copie prend en compte la livraison des cartouches et la maintenance de votre copieur. Vérifiez qu’aucuns frais additionnels ne vous seront demandés. Pas de frais de livraison de cartouches, de frais de gestion.

→ Durée de contrat et engagement

La durée de contrat est généralement de 5 ans. Vérifiez bien dans les CGV la partie sur les conditions de résiliation. Si vous n’avez pas d’engagement copie, vérifiez aussi qu’en cas de résiliation anticipée, vous n’aurez pas de pénalité pouvant parfois être calculées avec un multiple du nombre moyen de copies réalisées.

→ La résiliation à titre conservatoire

Enfin, afin d’éviter la tacite de reconduction, nous vous conseillons d’envoyer dès maintenant une lettre de résiliation à titre conservatoire. Cela ne va pas résilier votre contrat, mais évite simplement la tacite reconduction. Ainsi, vous conservez votre matériel actuel et toutes les prestations liées. En revanche, vous aurez la liberté de renégocier votre contrat en fin de période sans être réengagé.

Notre partenaire avec le meilleur prix : Toshiba

Alors après vous avoir détaillé l’intérêt de faire attention lorsque vous souscrivez à un contrat copieur, laissez-moi vous présenter, notre partenaire, qui vous offrira, grâce à nos négociations, un service de qualité à un prix raisonnable.

Toshiba est une entreprise fondée en 1875 dans le quartier de Ginza à Tokyo. Forts de leur succès, ils ont de nombreux produits et services, dont les ordinateurs, les cartes mémoires, les copieurs, les télévisions…
Achat Centrale est heureux du partenariat qui les lie avec Toshiba ; fiabilité et service de qualité, couplé à des négociations avantageuses pour nos adhérents.

La négociation :

• Copieurs multifonctions A4 ou A4/A3 jusqu’à -55%
• Aucun frais de livraison et d’installation
• Aucun engagement copie
• Coût copie : 0,0037 € N&B et 0,037 € couleur

Les avantages :

• Des prix raisonnables et honnêtes !
• Service grands comptes