À la sortie du confinement, nombreux sont les salariés à avoir exprimé le souhait de continuer le télétravail de manière régulière. Même s’ils sont nombreux à désirer plus de flexibilité, il n’en reste pas moins que beaucoup souhaitent tout de même avoir plus de réglementations et de protocoles. Ainsi, voici quelques conseils pour passer plus facilement le pas vers plus de télétravail dans votre entreprise. 

Quels sont les avantages du télétravail ? 

Même si le télétravail a longtemps été secondaire, il permet désormais de nombreux avantages pour l’entreprise. Jouant autant sur la productivité des collaborateurs que sur les finances de l’entreprise. 

Coûts de fonctionnement réduit 

C’est assez logique, moins il y a de personne dans les locaux, moins, cela est coûteux. Cela mobilise moins de frais de fonctionnement (les m2 de bureaux, l’éclairage, l’entretient, la restauration, les dépense énergétique…). Par exemple, le groupe PSA a économisé plus de 10 Millions d’euros en permettant à 40 000 collaborateurs de télétravailler. En effet, cette suppression de locaux à permis de réduire considérablement la taille de leur siège social. 

Des collaborateur plus autonomes

En effet, le fait d’offrir à ses collaborateurs la possibilité de télétravailler leur permet quasiment automatiquement de devenir plus autonome. En effet, une étude réalisée par Malakoff Médéric en 2019 rapporte qu’avant même le confinement, 9 télétravailleurs sur 10 estimaient gagner en autonomie et en efficacité. 

Une productivité croissante 

Dans un rapport de mai 2012, le Ministère du Travail estimait déjà que le gain de productivité était de 22% par télétravailleur. (https://www.entreprises.gouv.fr/files/teletravail_rapport_du_ministere_de_mai2012.pdf)

Il faut toutefois noter que ce chiffre peut diminuer. En effet, notamment pendant des périodes de confinement pour les collaborateurs ayant des enfants en bas âge non scolarisés du fait de la fermeture des écoles. La baisse peut-être de productivité d’environ 2 à 3%. 

Comment mettre en place le télétravail ? 

Le cadre législatif

Le tout premier accord-cadre en France au sujet du télétravail a été signé en 2002. Avant cette date, aucune disposition particulière, aucune disposition particulière n’encadrait cette pratique. Ainsi, de 2002 à 2017, le télétravail était très encadré puisqu’il faillait impérativement ajouter un avenant au contrat de travail du salarié. 

Mais depuis 2017 est la popularisation de cette pratique, les conditions se sont simplifiées. Désormais, un simple accord entre le salarié et le manageur suffit. Attention néanmoins, le manageur peut refuser cette demande s’il considère que le poste occupé n’est pas réalisable en télétravail. 

Le salarié peut également refuser d’être en télétravail, sauf en cas d’événement l’imposant (comme le covid) selon l’article L. 1222-11 du Code du travail. 

De bons outils pour bien commencer

La législation n’est pas assez claire sur ce point, mais quand on consulte la jurisprudence, nombreuses sont les affaires. Les juges réclament que le télétravailleur ait exactement les mêmes droits que le travailleur lambda. Ainsi, c’est à l’employeur de prendre en charge les frais . Tel que ; achat d’un ordinateur, casque et micro, logiciel de communication, participation à la facture pour internet… 

Concrètement, nous conseillons aux entreprises de se préparer au télétravail en fournissant aux futurs travailleurs le matériel nécessaire à un travail à distance. En effet, ordinateur portable, casque, micro, caméra… jusqu’à même une participation aux frais de connexion internet peuvent-être envisagé. 

Les responsables doivent s’adapter

En effet, il n’est pas possible pour un manageur de conserver totalement ses méthodes d’encadrement lorsqu’il supervise des collaborateurs en télétravail. Il devra faire preuve de plus de souplesse. Même si cela peut être compliqué, un télétravailleur apprend l’autonomie. Il faut donc instaurer une relation de confiance. Ainsi la notion de contrôle du travail sera différente. Il faudra préférer un accompagnement le long du processus et un contrôle final plutôt qu’une surveillance constante de l’avancée des dossiers. 

Pour vous aider, nous vous conseillons d’établir des objectifs clairs, mesurables à échéance, sans volonté de contrôler les moyens de la réalisation du travail. Ce qui doit vous importer désormais, c’est la réalisation du travail et non les moyens pour y parvenir. 

Attention tout de même, ce n’est pas le moment pour les responsables de s’occuper de gros dossiers “dans leur coin”. En effet, ils doivent constituer une présence accessible facilement pour les télétravailleurs qui rencontreraient une difficulté. Un collaborateur qui recherche une réponse ou du soutien alors qu’il est chez lui, et qui ne reçoit pas de réponse pourrait vite être découragé et donc beaucoup moins performant. 

Les étapes pour une mise en place réussie

Consultation des collaborateurs

Si vous souhaitez qu’un projet fonctionne, il faut impérativement que vos employés adhèrent à vos idées. Ainsi, il faut leur demander leurs avis, et comment souhaitent-ils que cela soit mis en place. Cela vous permettra une meilleure acceptation et surtout, ils participeront avec plus d’honnêteté, car ils auront participé à l’élaboration du projet. 

Une bonne entrée en matière consiste généralement à questionner vos collaborateurs sur leurs expériences durant la crise sanitaire. Par exemple, certains se sont plaints du manque d’interactions sociales avec leurs collègues, quand d’autres ont été éprouvés par trop de réunions en viso. Il y a aussi les problèmes d’équilibre vis personnelle et vie professionnelle qui peuvent être soulevée (pour cela, il n’y a qu’une seule réponse, et elle est législative : le droit à la déconnexion stipulé dans l’article L2242-17 du Code du travail).  

Donc, pour éviter toutes incompréhension, nous vous conseillons vivement d’interroger vos collaborateurs à l’aide d’un questionnaire d’impact sur leur expérience du télétravail et d’analyser tous les points que vous aurez à améliorer. Une fois toutes les expériences recensées, nous vous conseillons de réaliser une charte que chaque télétravailleur et manageur signeront afin que tous soient conscients du comportement à adopter. 

La Charte du télétravail 

Tout d’abord, nous vous conseillons de la rédiger à partir du résultat de votre questionnaire, mais surtout de la faire conjointement avec un représentant du personnel. Voici quelque point qui serait judicieux d’inclure dans votre Charte ; 

•  condition d’éligibilité
• durée et fréquence 
• processus de demande de télétravail 
• processus d’annulation
• liste du matériel à fournir au télétravailleur 
• condition d’encadrement (contrôle du temps de travail ou quantité de la charge de travail) 

Nous vous conseillons d’inclure également à votre Charte une fin de validité. Ceci permettra qu’elle soit plus adaptable et modifiable au cours du temps.