Pourquoi raisons et comment stocker ses archives ?
25 novembre 2022
Conseils achats Archivage des documents en entreprise

L’archivage des documents est une activité chronophage et désagréable, mais c’est une tâche indispensable. Avec un peu d’astuce et de méthode, vous obtiendrez un résultat optimal qui vous permettra de ne rien perdre et de retrouver facilement tous vos documents. Cet article décrit les procédures de base à suivre lors du processus d’archivage.

Archivage physique et numérique

Comment fonctionne l’archivage au sein d’une entreprise ?

Les documents professionnels constituent en effet des éléments de preuve qui peuvent sauver l’entreprise dans de nombreux cas de litiges. Il est donc important de les archiver et de bien le faire afin de les retrouver simplement, mais aussi de garantir leur intégrité et leur confidentialité.

Que faut-il archiver ?

Tout d’abord, il faut savoir que l’archivage est obligatoire pour toute entreprise. C’est la loi qui l’exige et de nombreux textes encadrent cette démarche. Des articles de loi en parlent dans différents codes (travail, commerce, impôts).

Cette obligation existe pour protéger la société et garder une trace des événements survenus dans le passé.

L’archivage prend en compte tous les documents traitant de la comptabilité et de la fiscalité d’une entreprise. Il doit se faire en fonction des aspects administratifs, financiers et fiscaux. Par exemple, l’entreprise doit conserver les relevés bancaires pendant 4 ans ; les notes de frais ou les bordereaux de cotisations sociales durant 4 ans ; les déclarations de TVA, etc.

Tous les documents liés à la vie juridique d’une entreprise doivent également être conservés. À cet effet, il est important pour l’entreprise de conserver tous les certificats de dépôt des comptes annuels, des rapports de gestion ou des procès-verbaux des réunions tenues au sein de l’entreprise.

Enfin, les documents commerciaux tels que les titres de propriété, les transferts de propriété et les documents bancaires qui les accompagnent doivent être conservés pendant au moins 5 ans.

Organiser l’archivage de vos documents

Pour organiser le classement de vos documents, partez du principe que chaque type de dossier doit avoir une place précise : devis, documents administratifs, relevés bancaires, factures, livres et magazines, copies de relevés, consommables informatiques….

Commencez par hiérarchiser le rangement de vos documents en différentes catégories : par exemple, vos factures seront prêtes à être contrôlées à tout moment. Utilisez un système en trois étapes pour classer vos dossiers : gardez d’abord ensemble tous les documents relatifs aux achats et aux ventes, puis créez d’autres sous-catégories en utilisant des étiquettes (montants payés, date et destinataire), des dossiers à code couleur ou des bacs en plastique.

Si vous voulez être en mesure de retrouver vos documents, vous devez utiliser un référencement efficace des documents. Cela vous aidera à localiser rapidement l’information en cas de besoin et à gérer vos archives plus efficacement.

Penser à externaliser vos archives

Le stockage d’archives est l’une des activités les moins bien comprises et les plus coûteuses de l’organisation. Si vous avez une ou deux boîtes de dossiers par mois à archiver, il n’y a vraiment pas de quoi s’inquiéter. Des étagères dédiées et un disque dur feront l’affaire et ils seront accessibles rapidement. En revanche, l’archivage devient une lourde charge pour l’entreprise lorsqu’elle génère beaucoup de documents.

Lorsque vous êtes une entreprise, vos archives sont votre bien le plus précieux. Elles sont essentielles au bon fonctionnement de votre entreprise et à la protection de vos droits et intérêts. Plus vous avez ou aurez de documents, plus vous aurez besoin d’espace dans vos bureaux. Les espaces de stockage tels que les casiers sont aussi importants que le personnel que vous engagerez.

Les astuces de l’archivage

La conservation des documents est un point crucial. Qu’elles soient numériques ou papier, vous devez définir l’importance de telle ou telle archive pour votre entreprise. Pour garder vos documents les plus importants en lieu sûr le plus longtemps possible, vous pouvez externaliser leur gestion : déménagement, inventaire, stockage, numérisation, destruction des archives…

Si vous n’avez pas le temps d’archiver vos papiers, il est conseillé de trouver une entreprise spécialisée dans ce domaine. Les externaliser sera la seule solution qui vaille pour vous et il est donc judicieux de le faire le plus tôt possible. Ce système est très intéressant dans le cadre d’un déménagement où l’on organise tout en confiant le travail de classement (voire de destruction) de nos documents à une entreprise spécialisée dans ce type de traitement.

Vos employés pourront ainsi mieux se consacrer aux tâches pour lesquelles vous les avez engagés. Externaliser la gestion de vos papiers vous permet de bénéficier des compétences d’un personnel formé à la profession. Il s’agit d’un personnel a priori plus impliqué dans cette activité et beaucoup plus apte à prendre en charge le stockage de cette marchandise.

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